BMI publiziert Leitfaden für Gemeinden,
sowie für Bezirks- und Landeswahlbehörden.
Spätestens am Dienstag, 15. August 2017 (21. Tag nach dem Stichtag) hatten die von ihrem Vorsitzenden einzuberufenden Wahlbehörden ihre konstituierenden Sitzungen abzuhalten.
Die Sprengelwahlbehörden in Wien sowie in Gemeinden mit mehr als 20.000 Einwohnern können auch zu einem späteren Zeitpunkt zur konstituierenden Sitzung einberufen werden.
Wahlleiterinnen und Wahlleiter haben die Mitglieder der Wahlbehörden in der konstituierenden Sitzung (gegebenenfalls auch am Wahltag möglich) vor Antritt ihres Amtes unbedingt anzugeloben. Beisitzerinnen, Beisitzer, Ersatzbeisitzerinnen, Ersatzbeisitzer und Vertrauenspersonen haben hierbei ihre strenge Unparteilichkeit und gewissenhafte Erfüllung ihrer Pflichten gegenüber der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden zu geloben. Es wird dringend empfohlen, die Angelobung schriftlich zu dokumentieren.
Mitglieder der Wahlbehörden werden in ihren Funktionen als Verwaltungsorgane des Bundes tätig. Sie unterliegen der Amtsverschwiegenheit. Sie dürfen daher nicht über aus ihrer Tätigkeit bekannt gewordene Tatsachen sprechen. Gleiches gilt für die Hilfspersonen, die von der Wahlbehörde herangezogen werden.
Achtung: Wahlzeuginnen und Wahlzeugen unterliegen auf Grund einer gesetzlichen Ausnahme keiner Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit.
Die NRWO legt dabei folgendes fest:
Sprengelwahlbehörden
§ 9. (1) In Gemeinden, die in Wahlsprengel eingeteilt sind, ist für jeden Wahlsprengel eine Sprengelwahlbehörde einzusetzen. In den Landeswahlkreisen außerhalb von Wien kann in einem der Wahlsprengel auch die Gemeindewahlbehörde die Geschäfte der Sprengelwahlbehörde versehen.
(2) Die Sprengelwahlbehörde besteht aus dem vom Bürgermeister zu bestellenden Vorsitzenden als Sprengelwahlleiter und drei Beisitzern.
(3) Der Bürgermeister hat für den Fall der vorübergehenden Verhinderung des Sprengelwahlleiters auch einen Stellvertreter zu bestellen.
Beschlußfähigkeit, gültige Beschlüsse der Wahlbehörden
§ 17. (1) Die Wahlbehörden, ausgenommen die Sprengelwahlbehörden, sind beschlussfähig, wenn der Vorsitzende oder sein Stellvertreter und wenigstens die Hälfte der gemäß § 15 für die jeweiligen Wahlbehörde bestellten Beisitzer anwesend sind. Die Sprengelwahlbehörden sind beschlussfähig, wenn der Vorsitzende oder sein Stellvertreter und wenigstens zwei Beisitzer anwesend sind.
(2) Zur Fassung eines gültigen Beschlusses ist Stimmenmehrheit erforderlich. Der Vorsitzende stimmt nicht mit. Bei Stimmengleichheit gilt jedoch die Anschauung als zum Beschluß erhoben, der er beitritt.
(3) Ersatzbeisitzer werden bei der Beschlußfähigkeit und bei der Abstimmung nur dann berücksichtigt, wenn ihre zugehörigen Beisitzer an der Ausübung ihres Amtes verhindert sind.